U3. Actividad 2. Aspectos organizacionales y administrativos. Fase 2/2

Nombre del proyecto de negocio:

 

Empresa:         Wireless IoT “Internet de las cosas”

 

 

Descripción de en qué consiste el proyecto de negocio

 

Además de automatizar hogares y oficinas, por medio de la domótica y de la inmótica podemos tener la conectividad de nuestros dispositivos, como lo es instalar alarmas para la casa, control de temperatura, lámparas de emergencia internas y externas, sensores de presión, vibraciones del suelo, cerraduras automáticas, cantidad de electricidad requerida, sensores de movimiento, sensores de humo, etc.

 

A todo lo anterior podemos considerar ofrecer seguridad para los habitantes del hogar, así como monitoreo 24 horas de los mismos. Para casos muy específicos de personas enfermas, se puede incluir monitoreo para asistencia médica, incluyendo sensores de temperatura, movimiento, de respuesta, frecuencia cardiaca, etc. todos conectados a hospitales y/o familiares cercanos para su monitoreo durante las 24 horas.

 

Y como un extra de valor agregado del producto para los clientes, éstos pueden realizar escaneos de todas y cada una de las habitaciones de su hogar, y recibir las imágenes por medio de internet, aun sin estar presentes. O recibir en sus móviles alertas si alguna alarma se dispara, avisando de manera simultánea a las autoridades correspondientes (policía).

2. Estructuras organizativas:

 

 

 

Estructura Lineal

 

Características:

 

Se fundamenta más en la autoridad y la responsabilidad que en la naturaleza de las actividades, y se ejerce cuando la autoridad procede directamente de un nivel superior y donde cada subordinado es responsable sólo ante su superior jerárquico; es decir, siempre hay su superior que con autoridad dirige a un subordinado y continúa el mando por escalas ininterrumpidas.

 

Estructura lineal
Ventajas	Desventajas
ü  Es sencilla y clara ü  Se logra una disciplina laboral ü  Se facilita la rapidez de acción ü  No hay conflicto de autoridad ni fuga de responsabilidades ü  Es más fácil y útil en la micro empresa ü  Permite solucionar inconvenientes de manera justa ü  Los deberes y responsabilidades de los diferentes miembros y las relaciones entre ellos aparecen claramente definidas	û  Se carece de especialización û  Es poco flexible para futuras expansiones û  Es difícil capacitar a un jefe en todos los ámbitos û  Los jefes siempre estarán saturados de trabajo û  La organización descansa en personas y al faltar alguna de estas se produce un descontrol administrativo û  La autoridad lineal basada en el mando puede tornarse autocrática

 

 

 

 

 

 

 

Estructura Funcional

Características:

 

Se basa en la naturaleza de las actividades a realizar y se organiza específicamente por departamentos o secciones, de acuerdo con la división del trabajo de las labores de una empresa, y aprovecha la preparación y las aptitudes profesionales del personal en donde puedan lograr mayor rendimiento.

 

La organización funcional se aplica particularmente en pequeñas, medianas y grandes empresas, donde al frente de cada departamento está un jefe que tiene a su cargo una función determinada y como superior de todos los jefes está un director o gerente.

 

La organización funcional es una de las formas más básicas y lógica de división empresarial empleada especialmente por empresas pequeñas, que producen y comercializan una línea limitada de productos, ya que se facilita el aprovechamiento eficaz de los recursos humanos especializados. Además facilita notablemente la supervisión de cada gerente como experto con conocimientos y habilidades en un área delimitada por sus funciones.

 

 

Estructura Funcional
Ventajas	Desventajas
ü  Aumenta la capacidad y eficiencia de los jefes por la especialización ü  Permite separar las actividades en sus elementos más simples ü  Existe posibilidad la rápida adaptación en casos de cambio de procesos ü  Mejor comunicación ü  Cada departamento realiza eficientemente su actividad especifica ü  El trabajo manual es separado del trabajado  intelectual ü  Disminuye la presión sobre una sola persona (Jefe) y se comparten las responsabilidades	û  Dificulta definir la autoridad y responsabilidad de cada jefe en los aspectos que no son comunes û  Se duplica el mando y generar la fuga de responsabilidad û  Se reduce la iniciativa para acciones comunes û  Existen quebramientos de disciplina y números conflictos û  Regularmente se presenta tensión y conflictos por la rivalidad y competencia, afectando la moral y disciplina de los trabajadores

Estructura Divisional

 

Características:

 

La Estructura Divisional es un tipo de estructura organizacional y consiste en la utilización de criterios de unidades autónomas o divisiones para la división del trabajo. Cada una de estas divisiones corresponde a una unidad autónoma en la política a seguir para conseguir los objetivos fijados por la Dirección General, posee  un mercado propio a explorar y los medios necesarios para esa exploración.

Este tipo de estructura se caracteriza por la existencia de una Dirección General (que orienta las políticas de largo plazo de todo el conjunto y asegura el control de gestión y regula los conflictos) y un Staff Central (que estudia proyectos a largo plazo, perfecciona métodos de control de gestión y recoge informaciones diversas para presentación a la Dirección General y las Divisiones).

La estructura divisional es muy frecuente en organizaciones que poseen diversas delegaciones alejadas geográficamente. En estos casos, cada división corresponde a una de las delegaciones de la organización.

 

 

Estructura Divisional
Ventajas	Desventajas
ü  Se crean unidades de negocios y se asignan responsabilidades a nivel de utilidades y retorno de inversión ü  Las unidades podrían actuar como entes individuales  y autónomos ü  Permite una rápida respuesta por medio de la coordinación y delegación d autoridad ü  Facilita la coordinación interdepartamental ü  Cada división realiza todas funciones necesarias para servir correctamente a su producto, a su mercado o a sus áreas geográficas ü  La sede central controla la actuación de todas la divisiones normalmente a través de resultados	û  Puede crear burocracia y duplicidad de funciones ya que varias unidades de negocio podrían llegar a requerir las mismas funciones û  No permite economizar û  Con un gran número de divisiones se puede sufrir problemas de coordinación horizontal û  Conflictos de áreas funcionales pueden sobrecargar a los que deben tomar decisiones de alto nivel

Estructura matricial

 

Características:

 

Se basa en un sistema de mandos múltiples. Bajo esta estructura, cada persona dentro de la organización pertenece  a dos líneas de mendo.

 

Verticalmente: Pertenece a una división o departamento según las funciones que realice.

 

Horizontalmente: Pertenece a un grupo  integrado por personas de diferentes divisiones o departamentos con el fin de dedicarse a determinado proyecto específicamente

 

 

Estructura Matricial
Ventajas	Desventajas
ü  Alinea los intereses de la persona y grupos de acuerdo a áreas funcionales y también procesos productivos ü  Conjuga la especialización con la colaboración entre departamentos y áreas funcionales ü  Los individuos pueden ser elegidos  de acuerdo  a las necesidades del proyecto ü  El uso de equipo de proyectos que son dinámicos y capaces de ver los problemas de una manera diferente, como especialistas ü  Los gerentes de proyecto son directamente responsables de completarlo dentro de un plazo especifico y presupuesto ü  Mejor balance entre tiempos, costos y resultados ü  El costo de las personas es menor al ser compartida en diferentes proyectos	û  Requiere de una inversión considerable  de tiempo en planificación y alineamiento  estratégico û  Requiere de coordinación clara entre mandos û  Conflicto de lealtad entre los responsables jerárquicos  y gerentes de proyecto sobre la asignación  de los recursos û  Los proyectos pueden ser difíciles de controlar si los equipos tiene mucha independencia û  Doble dependencia û  Flujo multidimensional de trabajo e información

3. La estructura organizacional que más se adapta a mi negocio es la siguiente:

Funcional

Razón por la cual elegí este tipo de organización

Dentro de las múltiples estructuras organizacionales que existen, la más popular o común es la funcional, este tipo de estructuras son muy eficaces en la relación jerárquica ya que deja muy claro quién es el jefe, quien a su vez es el mediador en los posibles conflictos entre las diferentes funciones que se realizan al interior y exterior de la empresa.

Este tipo de estructuras está organizada específicamente por departamentos o secciones, de acuerdo con los principios de la división del trabajo en las labores de la empresa, y aprovecha las aptitudes profesionales del personal, lo que me ayudará en mi empresa a desarrollar un mayor rendimiento, y ya que este tipo de organización es muy común que se aplique a pequeñas, mediabas y grandes empresas.

 

Organigrama de mi empresa con la estructura organizacional funcional

4. Descripción de procedimientos, roles, y funciones de cada área y puesto involucrado en la estructura organizacional de mi empresa.

 

Área: Gerencia

Funciones de la Gerencia: Lograr los objetivos establecidos por la empresa, Administrar los recursos materiales y humanos, Planificar proyectos de administración, y contratar personal calificado según el perfil requerido para cada área.

Puesto: Gerente

Rol del gerente: Verificar que los proyectos de administración de la empresa sean implementados de manera correcta y que produzcan los resultados esperados

Función: Vigilar que los lineamientos establecidos para los proyectos propuestos, contengan las acciones para lograr el éxito

Procedimiento:

• Elaborar el diseño del proyecto
• Determinar si el proyecto aporta beneficios a la empresa
• Realizar proyección de resultados
• Iniciar el proyecto propuesto
• Dar seguimiento al proyecto durante su ciclo de vida
• Reportar los resultados obtenidos y capitalizar los beneficios obtenidos

 

 

Área: Departamento de recursos financieros

Funciones del departamento de recursos financieros: Cumplir con los objetivos de ventas de la empresa, cubrir y manejar la cartera de clientes, cotizar  y comprar las materias primas para la elaboración de los productos, realizar los pagos a los empleados.

Puesto: Jefe del departamento de recursos financieros

Rol del jefe del departamento de recursos financieros: Verificar  que las compras de las materias primas se realicen bajo las normas establecidas por la empresa, cumplir con los pagos oportunos de los trabajadores

Función: Vigilar y dar seguimiento a las actividades propias del departamento, pago de los trabajadores, compra de materias primas, y fundamentalmente cumplir con los objetivos de ventas de la empresa.

Procedimiento:

• Solicitar cotizaciones a proveedores
• Consultar precios en el mercado
• Seleccionar el mejor precio ofrecido por los proveedores
• Emitir el pago de las materias primas
• Recibir los suministros

 

 

Área: Contabilidad

Funciones del área de contabilidad: Llevar todo lo relacionado con la contabilidad de la empresa, cumplir con las obligaciones fiscales, administrar las operaciones bancarias de la empresa.

Puesto: Jefe del área de contabilidad

Rol del jefe del área de contabilidad: Verificar que la contabilidad de la empresa como lo establece la ley de presupuesto y gasto, cumplir con las obligaciones fiscales ante hacienda, Llevar actualizados los estados financieros.

Función: Cumplir con las obligaciones fiscales de la empresa.

Procedimiento:

• Obtener facturas de las compras
• Obtener comprobantes de pago
• Facturación electrónica
• Deducir el IVA
• Deducir el IETU (Impuesto empresarial a tasa única)
• Relacionar los impuestos a declarar
• Hacer el pago
• Recibir comprobante
• Archivar y registrar contablemente

 

 

Área: Recepcionista

Funciones de la recepcionista: Llevar todo lo relacionado con la contabilidad de la empresa, cumplir con las obligaciones fiscales, administrar las operaciones bancarias de la empresa.

Puesto: Recepcionista

Rol de la recepcionista: Dar la bienvenida a los clientes, atender sus dudas sobre nuestros productos, canalizar  a los clientes con el área que soliciten.

Función: Dar la bienvenida a los clientes.

Procedimiento:

• Dar la bienvenida a los clientes
• Preguntar cuál es el motivo de su vista
• Ofrecer algo de tomar al cliente
• Ofrecerle asiento y que se ponga cómodo
• Atender sus dudas
• Canalizar al área de la empresa que resuelva su problema o necesidad

 

 

Área: Departamento de Producción

Funciones del departamento de producción: Implementar procesos de producción de alta calidad, dar seguimiento a cada producto hasta su terminación, Implementar las actualizaciones en los diseños de los productos, control de stock y almacén, gestión de recursos materiales, estrategias para ahorra de tiempo y materiales en la producción.

Puesto: Jefe del departamento de producción

Rol del departamento de producción: Producción de calidad, certificación de procesos, realizar verificaciones y seguimiento de los productos hasta su instalación.

Función: Verificación y seguimiento de los productos terminados

Procedimiento:

• Analizar las especificaciones de cada producto solicitadas por el cliente
• Completar el diseño y protocolo de funcionamiento
• Realizar simulaciones de implementación
• Verificación y certificación final del producto
• Emitir reporte de instalación

 

 

Área: Diseño

Funciones del área de diseño: Implementar procesos de producción de alta calidad, dar seguimiento a cada producto hasta su terminación, Implementar las actualizaciones en los diseños de los productos, control de stock y almacén, gestión de recursos materiales, estrategias para ahorra de tiempo y materiales en la producción.

Puesto: Jefe del área de diseño

Rol del área de diseño: Producción de calidad, certificación de procesos, realizar verificaciones y seguimiento de los productos hasta su instalación.

Función: Verificación y seguimiento de los productos terminados

Procedimiento:

• Analizar las especificaciones de cada producto solicitadas por el cliente
• Completar el diseño y protocolo de funcionamiento
• Realizar simulaciones de implementación
• Verificación y certificación final del producto
• Emitir reporte de instalación
  Área: Departamento de instalación
  Funciones del departamento de instalación: Verificar las condiciones físicas donde se instalara cada producto, reportar anomalías que impidan la instalación del producto, verificar el correcto funcionamiento de cada dispositivo y protocolo, realizar la instalación del producto.
  Puesto: Jefe del departamento de instalación
  Rol del departamento de instalación: Llevar a cabo la correcta instalación del producto según las especificaciones para cada cliente.
  Función: Instalación del producto final
  Procedimiento:
• Verificar las condiciones físicas y lógicas del producto a instalar
• Trasladarse al lugar donde será instalado
• Hacer una inspección física del lugar de instalación
• Proceder a su instalación
• Hacer pruebas de funcionamiento
• Emitir reporte de instalación satisfactoria

 

 

Área: Telecomunicaciones y sistematización

Funciones del área de Telecomunicaciones y sistematización: Sistematizar los productos según las especificaciones del cliente, definir el tipo de protocolos para dada tipo de producto, conectar los dispositivos y sistemas del producto instalado a internet, realizar pruebas de funcionamiento del producto, hacer barridos de seguridad por internet en tiempo real.

Puesto: Jefe de Telecomunicaciones y sistematización

Rol del área de telecomunicaciones y sistematización: Conectar los productos a internet, Sistematizar los productos según especificaciones del cliente verificar su correcta instalación, hacer pruebas de funcionamiento

Función: Sistematización de los productos según las especificaciones del cliente.

Procedimiento:

• Verificar las especificaciones dadas por el cliente para su producto
• Checar funcionamiento de cada dispositivo y sistema
• Realizar pruebas de conexión a internet
• Verificar protocolos de comunicación
• Hacer pruebas finales de funcionamiento
• Hacer una demostración al cliente
• Emitir reporte de aprobación y cliente satisfecho
   
   
  Referencias:
  EAE 2018. Las claves para crear una estructura organizativa. Consultado el 15 de Marzo de 2018. Recuperado del sitio Web: https://retos-directivos.eae.es/las-claves-para-crear-una-estructura-organizativa-lineal-adecuada/
  Riquelme Matías 2018. Organización funcional, ventajas y desventajas. Consultado el 15 de Marzo de 2018. Recuperado del sitio Web: https://www.webyempresas.com/organizacion-funcional-ventajas-y-desventajas/
  Maniviesa, Peralta 2018. La dirección por valores. Consultado el 15 de Marzo de 2018. Recuperado del sitio Web: http://www.pymerang.com/direccion-de-negocios/estrategia-de-negocios/planeacion-estrategica/procesos-de-diseno-institucional/515-la-direccion-por-valores
  UNID 2018. Diseño organizacional. Consultado el 15 de Marzo de 2018. Recuperado del sitio Web: http://moodle2.unid.edu.mx/dts_cursos_mdl/ejec/AE/DO/S08/DO08_Visual.pdf